مدیریت زمان با روش GTD-دیوید الن

مدیریت زمان با روش GTD

دیوید الن

دیوید آلن نویسنده ، مشاور ، مدرس بین المللی و موسس شرکت دیوید آلن است. وی به عنوان مرجع برتر جهان در زمینه بهره وری شخصی و سازمانی شناخته می شود دیوید آلن نویسنده، بیزینسمن و مشاور آمریکایی است. سی سال تحقیقات پیشگامانه ، مربیگری و آموزش برخی از متخصصان ، شرکتها و مؤسسات برتر دنیا ، وی را به عنوان یکی از 5 مربی برتر اجرایی ایالات متحده و به عنوان یکی از “برترین ها”.و به عنوان یکی از 100 رهبر فکر “توسط مجله رهبری به رسمیت شناخت.

 شرکت فست از دیوید آلن “یکی از تأثیرگذارترین اندیشمندان جهان” در عرصه بهره وری شخصی ، به خاطر برنامه های برجسته و نوشتن خود در زمینه مدیریت زمان و استرس ، قدرت تمرکز و بینش هم تراز و روشهای پیشگامانه وی در مدیریت و اوج اجرایی قدردانی کرد.

متد انجام کارها باعث ایجاد جنبش بین المللی پذیرندگان متعهد از مدیران ، تکنسین ها ، سربازان ، کارآفرینان ، اساتید دانشگاه ، موسیقی دانان ، دانشجویان و روحانیت شده است. این امر باعث شده است صنعت پر رونق GTD  از وب سایت ها ، وبلاگ ها و برنامه های کاربردی نرم افزاری ایجاد شود. جستجوی اینترنت دهها میلیون نفر از منابع ارجاع داده است. دیوید آلن نادر در دنیای توییتر است ، به عنوان یکی از معدود افراد مشهور که بیش از یک میلیون دنبال کننده از شوخ طبعی و الهام خود دارند.

مدیریت زمان با روش GTD

مدیریت زمان با روش GTD یا «انجام دادن کارها» به شما کمک می‌کند تا وظایف مختلف، در پروژه‌های گوناگون، از کوچک تا بزرگ را انجام دهید. به شما کمک می‌کند تا یک هدف واضح را ترسیم کنید و سپس با قدم گذاشتند در مسیر درستِ رسیدن به هدف، آن را از لیست پروژه‌های با علامت «انجام شد» خط بزنید. کوچک کردن هر وظیفه به صورتی که بتوانیم در بازه‌ی زمانیِ کوتاهی از پسش بربیاییم؛ آنگونه که کمبود زمان و انگیزه نتواند مانع انجام آن کار شود. این روش به شما کمک می‌کند که در یک حرکت منظم به سمت هدف، از تنش و استرس رهایی یابید.

در این روش با برداشتن قدم های کوچک به سمت قدم های بزرگ و اهداف اصلی میرسیم.

مبنای اصلی این روش یک «بهبود مستمر» است.

با بهبود مستمر و رسیدگی دائمی و سازمان یافته به کارهایی که «نیاز است انجام شود»، «باید انجام شود» و «بعداً باید انجام شود»، «باید واسپاری شود» و غیره این توانایی را می دهد که بزرگ فکر کنید و فکرتان را درگیر کارهای روزمره  و خیلی سطح پایین نکنید. ناخودآگاه شما از پیگیری تمام کارهایی که باید انجام دهید متوقف می شوید و دائماً یادآوری می کنید. این استرس را کاهش می دهد و زمان گرانبهای مغز را به سمت تفکر، تولیدی تر می کند. شاید حتی در زمان واقعی نیز صرفه جویی کند ، به طوری که شما وقت بیشتری برای درس های باله ، کلاس های نقاشی و غلتک زدن دارید.

شاید فکر کنید GTD فقط برای زندگی شخصی یا نظم بخشیدن به کارها و سازماندهی امور کاربرد دارد. اما این استراتژی برای شرکت ها، سازمان ها و کسب و کارها به صورت گسترده ای کاربرد  دارد.

دیوید آلن در موسسه خود بخشی راه اندازی کرده که می تواند به کسب و کارها کمک کند تا از این مفهوم برای سازماندهی و بهره وری عمیق تر کار استفاده کنند.

قدم اول این روش تهیه‌ی یک لیست از کارهایی است که باید انجام شود

. نوشتن کارها باعث میشود فضای ذهن خالی شده و دائما مشغول پردازش مسئولیتها نباشد. کارهایی که باید انجام بدیم و برنامه ریزی کنیم و بنویسیم تا مغز از فکر کردن به این چیزها تهی شود.

وقتی برای اولین بار از GTD استفاده می کنید باید یک ساعت وقت بگذارید تا تمام کارهایی را که می خواهید انجام دهید انجام دهید بنویسید.

در مرحله دوم شما باید همه مواردی که در صندوق ورودی خود جمع کرده اید را مرور و پردازش کنید. این بدان معناست که شما باید تصمیم بگیرید که چیزها در سیستم Getting Things Done به چه مکانی تعلق دارند.

چه نوع وظیفه ای است؟

آیا عملی است؟

اقدام بعدی چیست؟

هنگام بررسی صندوق ورودی خود ، هیچ چیزی را در صندوق ورودی باز نکنید. تصمیم بگیرید که هر مورد متعلق به کدام قسمت است.

اگر هیچ عملی ممکن یا ضروری نیست ، یکی از سه گزینه را انتخاب کنید:

سطل آشغال

آن را در لیست “شاید / روزی” قرار دهید

آن را برای مرجع بایگانی کنید.

مرحله سوم سازمان دادن است.

هر کاری که به بیش از یک عمل نیاز داشته باشد ، یک پروژه با روش GTD دیوید آلن است.ابتدا ، همه موارد فعال را به سینی های موقت اختصاص دهید یا آنها را در لیست قرار دهید و از آنجا پردازش کنید. یک پروژه می تواند از نوسازی خانه شما به یک کمپین بازاریابی حرفه ای برای یک محصول باشد.

تمام پروژه های خود را در یک لیست پروژه قرار دهید که مرتباً مرور می کنید .سپس اقدامات بعدی را برای پروژه خود تعیین می کنید و مهلت های خاصی را برای آن در تقویم خود وارد می کنید. همچنین ، برای همه کارهایی که به دیگران واگذار کرده اید ، یک لیست یادآوری نگه دارید. این به شما امکان می دهد تا وظایفی را که دیگران برای شما انجام می دهند ، پیگیری کنید.

انتظار

همچنین لیست یادآوری را برای کلیه وظایف محول شده در خارج از پروژه ها نگه دارید. برای پیگیری دیگران با دیگران ، تعیین کنید که تا چه اندازه با یک کار پیشرفت کرده اند.

تأمل کنید

شما می توانید با سازماندهی وظایف و قرارهای خود شفافیت کسب کنید ، اما این به تنهایی برای افزایش بهره وری و اطمینان از انجام همه کارها در زمان اختصاص یافته کافی نخواهد بود. برای انجام این کار ، شما باید مرتباً لیست های خود را مرور کنید. شما باید اطمینان حاصل کنید که سیستم شما به روز است ، در غیر این صورت نمی توانید بدون فکر کردن در مورد اینکه ممکن است قرار ملاقات را از دست داده باشید ، روی وظیفه جلوی خود متمرکز شوید.

در مرحله بعد این کارها وارد مرحله تفکر و تعمقreflect  می شوند. پروژه های چند مرحله ای که در بالا تعریف شده اند باید یک خروجی مطلوب داشته و یا وارد مرحله اقدام بعدی next  action  شوند.

در نهایت یک کار/وظیفه از لیست وظایف/کارهای شما اجرا و انجام می شود مگر اینکه تقویم شما چیز دیگری را معین کرده باشد. شما انجام یک کار/وظیفه را با لحاظ کردن موقعیت خود، زمان موجود، انرژی موجود و اولویت انتخاب می کنید.

تعهد

در روش GTD ، شما از چهار معیار استفاده می کنید تا تصمیم بگیرید که چه کاری را انجام دهید: متن ، زمان در دسترس ، انرژی در دسترس و اولویت.

انجام کارها یک روش خود مدیریتی مؤثر است. حامیان بی شماری از موفقیت آن شهادت داده اند. اما GTD یک روش ساده نیست انجام کارها با این روش بسیار عالی است اگر شما یک رویکرد کاملاً تحلیلی و ساختاری را ترجیح می دهید و در مورد اهداف و اولویت های خود شفافیت دارید. اگر وظایف مختلف مختلفی به شما سپرده شده است ، سیستم می تواند ابزاری عملی برای اطمینان از وضوح حتی بهتر باشد.

 با این حال ، روش GTD معمولاً بیش از حد است اگر فقط در تعداد نسبتاً کمی از پروژه ها درگیر شوید و مسئولیت های شخصی و حرفه ای متفاوتی نداشته باشید. در این صورت ، معمولاً کافی است یک تقویم به خوبی حفظ شود ، یک لیست برای انجام کارهای دیگری و دیگری برای کارهای شخصی داشته باشید و هر هفته زمان را برای پاک کردن صندوق پستی ایمیل خود اختصاص دهید.

استفاده از GTD باعث می‌شود که اعتماد به نفس‌تان افزایش پیدا کند و انرژی خلاقانه زیادی را آزاد نمایید. این سیستم به اصول پایه بهره‌وری پایبند است، در حالیکه آزادی عمل زیادی در مورد نحوه انجام امور به ما می‌دهد.

این روشی گام به گام برای رسیدن به بهره‌وری است.  

به طور کلی این سیستم شامل موارد زیر است:

جمع‌آوری هر چیزی که توجه‌تان را جلب می کند. تعریف مجزای چیزهای قابل توجه همراه با نتایج و گام‌های بعدی که برای هر ایده یا فعالیت باید برداشته شود. آماده سازی یادآورها و اطلاعات به روشی مناسب در دسته‌های مجزا بر اساس چگونگی و زمان دسترسی به آنها. به روزرسانی شش قلمرو تمرکز بر روی الزامات (اهداف، دیدگاه، امتیازات، مناطق تمرکز، پروژه ها و عملیات)

برای آموزش و یادگیری و استفاده صحیح از این روش میتوانید با مدیریت مجموعه، خسرو سامانی، جهت مشاوره در ارتباط باشید.